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稟議書の書き方ーJA(農協)から学ぶ【相手の求める情報を整理する】

どうも、ノノマスです!

「稟議書の書き方がわからない」
「書いても修正が多い」
「なかなか決裁が下りない」

とお困りではないですか?今回の記事では、稟議書をテーマに

書き方は組織によって違う
必要な情報が整理されているか
口頭での目線合わせのポイント3つ

といいう項目で稟議書の書き方(ポイント)を紹介します。

なお、私は、JAに5年間勤務。書類文化と言われる組織で、年間100枚以上、累計で700枚以上の稟議書を書きました(企画書は300枚くらい)。

そのため、稟議書の書き方にはそれなりにうるさいと思います笑

書き方は組織によって違う

書店を見渡すと、たくさんの「稟議書の書き方」が出版されています。
それくらい、サラリーマンにとってニーズの多い内容だと思います。

稟議書の書き方は、会社に入って一番初めに習う仕事ではないでしょうか?
しかし、基本的であるものの稟議書がかけるということはビジネスマンにとって、強みになると言えます。

理由としては、私の実体験なのですが同じ稟議書でも「通る稟議書」と「通らない稟議書」が確実に存在します。

書店で書籍を買っていただいても良いと思うのですが、稟議書の書き方には正解がありません。
「え、正解ないの?」と思われた方。その通りです。

組織・文化によって書き方は様々で、一般的にベースとされているビジネス文書通りに書いても、決裁が下りない事も多いです。

ただ、「大体どの組織にでも当てはまるであろう」という方法は存在します。
今回はその方法をご紹介します。

必要な情報が整理されているか

まず、大切なことが必要な情報が整理されているか?という点です。
必要な情報は、さっき述べた通り組織によって様々です。

例えば、新しい備品を購入する際には「なぜ、その備品なのか」「前提として、備品が本当に必要か」「予算に対する金額はいくらか」などが挙げられます。

このように、その都度「上司or決裁者が何を求めているか?」を考える必要があります。ある意味、マーケティングに近いですね。
「決裁者がどの情報をもとに判断しているのか」については、直接聞いてみても良いと思います。

稟議書を書き始める前に、必要な情報を整理して、不足部分があればしっかりと補強しましょう。

口頭での目線合わせのポイント3つ

ところが、世の中には必要な情報を揃えても、決裁が下りない場合があります。
条件を満たしている(予算とか)のに!と思いたくなりますが、ここで大切なことは、相手も人間だということです。

あなた自身が嫌われている状態で、「好き嫌いで判断する上司」のもとにいるとそれだけで決裁が下りない可能性もあります。

そんな時に、役に立つのが口頭での目線合わせです。
事前相談とも言いますが、目線合わせが大切です。

決裁者の持つ目線を確認しておくことで、稟議書を簡単に書くことができるようになります。目線を確認するポイントとして、3つご紹介します。

その1:相手に助けさせる

1つ目は、相手に助けさせることです。
具体的にいうと、「私はここまで考えましたが、分かりません。優秀な上司様!助けてください!」とPRすることです笑

人は、助けた相手を好きになるということが心理学的にも言われています。
上司としても、優秀すぎる部下よりも、ちょっと助けたくなるような部下の方が好きだと思いませんか?笑

つまり、自分からあえて、助けを求めることで相手を動かしていきます。
また、上司は部下にアドバイスをした際に、その決定を尊重する傾向にあります(アドバイスしなかった場合と比べて)

なので、どんどん上司にアドバイスさせましょう。
アドバイスしない上司に対しては、「〜さんだったらどう思いますか?」と声をかけて発言を促しましょう。

その2:ポイントを確認する

先ほども挙げた稟議書で重要になるポイントを上司に確認しましょう。
上司に確認することで、より明確になります。
ポイントを明確にすることで、あなたが稟議書を書きやすくなるだけでなく、上司からしても「自分がポイントを明示した」という記憶は残ります。

つまり、ポイントを確認するということは、極めて大切なことであると言えます。

その3:最後にもう一回念押しする

そして、最後がダメおしの確認です。
稟議書が書けた段階で、一回確認しましょう。

もちろん、上司が忙しくない時です。
再度確認することで、セーフティーの働きをします。

注意点としては、あんまり重要ではない内容でこれをやってしまうと「自分に自信がないやつ」とマイナスの印象を与えてしまうので、稟議書の内容の度合いに応じて臨機応変に対処しましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
稟議書は組織によって内容が異なるだけでなく、上司によっても異なります。

そして、何よりも大切なのが、稟議書の読み手を意識することです。
上司や決裁者ならどこを見るか?という観点から作成すれば稟議書ははるかに通りやすくなります。

以下、まとめです。

稟議書は会社・組織によって内容が異なる
重要となるポイントを整理しよう
時には、上司と口頭で目あわせを行う

 

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