ビジネス

報連相ができない方。仕組みを作れば問題なし

こんにちは。ノノマスです。

今回は、ビジネスの現場で求められる「報連相」ができなくて、悩んでいる方に向けた記事です。

例えば

「報連相しろって毎回注意されて辛い」

「報連相すらできない自分はダメなやつだ」

とか思っていませんか?

結論を言うと、仕組みを作れば報連相は機械的に行えます

なぜ、報連相ができないか?

報連相ができない方の最大の原因は

報告する時に悩んだり、相手の反応を気にしてしまうから。

例えば

「上司が忙しそうにしているから声をかけづらい」

「報告したら、何か言われると不安」

「高圧的な態度が怖い」

などです。また、人によっては報告を忘れてしまうと言う方もいるかもしれません。

端的にいうと、心理的な負荷によって報連相を行えない状態ですね。

これらは、自分の中でルール(仕組み)を作ることでしっかりと防ぐことができます。

私も内向的で苦手です

私も内向的な性格で、報連相が苦手です。

かつては、怖い上司の下で働き、報連相の度に怖がっていました。

でも、ある時に気がついたんです。

「感情抜きにして、機械的に報連相を行うことができれば、解決するのでは?」

そこで、以下の具体的な取り組みを実践しました。

具体的な仕組みづくりで解決

毎日同じ時間に報告する

自分の中で、毎日何時に報告するかを決めます。

例えば、13時、17時は報告の時間にするとかですね。

もちろん、急ぎの案件やクレームはすぐに報告する必要がありますが、時間を決めていれば忘れることはありません。

パソコンやスマホのアラーム機能で、報告するタイミングを知らせてくれる様にしましょう。

基準を明確化してみる

どのくらいの案件は報連相が必要が上司に明確化してもらうのも良いと思います。

具体的な基準は難しいかもしれませんが、ある程度の基準を示してもらうことで、積極的に取り組めます。

しかし、この方法のデメリットは、上司側である程度の基準があることを前提にしています。

もし、定性的な仕事であったり、明確ない順が設けにくい仕事であれば基準を設けることが難しい可能性があります。

自分ルール。○分悩んだら相談

難しい案件に当たった際に有効なのがこれです。

10分考えてわからなかったら質問する。などルール決めを行うことで、機械的に相談が行えます。

普段から時間を意識して行うことで、機械的に相談できるだけでなく、仕事の効率化につながります。

人によっては、「もう少し考えろ」と言われるかもしれませんが、質問することは恥ずかしいことではありません。

むしろ、質問できないことこそ本当に恥ずかしいことではないでしょうか。

メッセンジャーorLineを活用

口頭での報告が苦手な方にはこれです。最近ではチャットワークなど社内チャットがある場合も多いです。

私もそうなのですが、毎日時間を決めてラインを送る様にしています。

ただし、相手がラインで報告すると怒ってくるタイプの上司だと活用できないのが弱点です。

一方、文章としてしっかりと報告内容が残るので、言った言わない問題が起きにくかったり不明箇所が明確になるなどのメリットがあります。

・毎日同じ時間に報告する

・基準を明確化する

・○分悩んだら相談するルールを決める

・Lineなど文章で報告する

やっぱり報連相は難しい

ここまで読んでいただいた方で「それでも上司が怖い。なんか苦手」と考える方もいると思います。

やはり、普段から信頼関係を構築することは大切です。仲が良いだけで報告はずっと楽になりますよね。

どんな状況でも報連相はしなければならない

誰でもわかっていることですが、どんな状況でも報連相は必要です。

何よりも、報連相しなかった場合、職場では上司の方が立場が上なので、報連相しなかった側が悪者にされます。

なので、なるべく機械的に行い自動化しましょう。

 

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